ストレージ
コンタクトやプロジェクトに紐づくファイルや画像を安全にアップロード・管理できます。
関連資料を一箇所に集約し、必要な時にすぐにアクセス可能です。
1. ファイルのアップロード
コンタクト詳細ページやプロジェクト詳細ページに設置されたファイルセクションから、ファイルや画像をアップロードできます。
アップロード方法
- コンタクト詳細ページまたはプロジェクト詳細ページの「ファイル」セクションに移動します。
- 「ファイルを選択」ボタンをクリックするか、ファイルをドラッグ＆ドロップします。
- アップロードが完了すると、ファイル一覧に表示されます。
対応ファイル形式: PDF、Word、Excel、PowerPoint、画像（JPEG、PNG、GIF）など、一般的なファイル形式に対応しています。
2. ファイルの管理
アップロードされたファイルは一覧で表示され、以下の操作が可能です：
- プレビュー: 画像やPDFなど、対応形式のファイルはブラウザ上で直接プレビューできます
- ダウンロード: ファイルをローカルにダウンロードできます
- 削除: 不要になったファイルを削除できます（オーナーまたは管理者のみ）
- ファイル情報の確認: ファイル名、サイズ、アップロード日時、アップロードしたユーザーを確認できます
3. 共有リンク
コンタクト詳細やプロジェクト詳細ページには、そのページを外部に共有するためのリンク機能があります。
共有リンクの使い方
- コンタクトまたはプロジェクト詳細ページで「共有リンク」セクションに移動します。
- 「共有リンクをオンにする」をクリックします。
- 生成されたリンクをコピーして、共有したい相手に送信します。
- 共有を停止したい場合は、「共有リンクをオフにする」をクリックします。
セキュリティに注意: 共有リンクが有効なページは、ログイン中のトップページで警告表示されます。定期的に確認し、不要な共有リンクはオフにしてください。共有リンクを知っている人は誰でもアクセスできるため、機密情報を含むページの共有には十分注意してください。
4. 共有リンクの管理
「共有リンク管理」ページ（ダッシュボードの警告バナーからアクセス）では、すべての有効な共有リンクを一覧で確認・管理できます：
- どのページの共有リンクが有効になっているか確認
- 共有リンクのオン/オフを一括管理
- 各共有リンクのアクセス回数を確認
- 不要な共有リンクを削除
5. ストレージの活用例
名刺の保管
名刺の写真をコンタクトに添付しておくことで、後から簡単に確認できます。名刺管理アプリの代わりにもなります。
提案書の管理
プロジェクトに紐づく提案書や見積書を添付しておくことで、プロジェクトの詳細を一元的に管理できます。
契約書の保管
成約後の契約書をアップロードしておくことで、後から簡単に参照できます。検索性も向上します。
履歴書の管理
採用管理で使用する場合、候補者の履歴書や職務経歴書をコンタクトに添付しておくと便利です。
ストレージ活用のポイント
- 整理整頓: ファイル名は分かりやすくつけましょう。「提案書_2024年3月_株式会社○○」など、日付や会社名を含めると後から探しやすくなります。
- 定期的な見直し: 不要になったファイルは定期的に削除し、ストレージ容量を節約しましょう。
- セキュリティ意識: 機密情報を含むファイルは、共有リンクの使用を慎重に検討してください。
- バックアップ: 重要なファイルは、Core以外にもバックアップを取っておくことをお勧めします。